Travelcard: wat is er nu gewijzigd?

Travelcard is eind oktober gemigreerd naar een andere systeem, waarmee zij in de toekomst meer mogelijkheden kunnen toevoegen aan de betaalmiddelen en de acceptatie van hun tankpas buiten Nederland. Dat houdt in dat er tegenwoordig een aantal zaken operationeel op een andere wijze functioneren en of anders zijn ingericht 

De communicatie van deze wijzigingen is grotendeels via de nieuwsbrieven van Travelcard verlopen. Uit de praktijk is gebleken dat deze informatie niet een ieder heeft bereikt en dat de communicatie van Travelcard niet in alle situaties voldoende is geweest. Daarom hebben wij Travelcard bij ons op kantoor uitgenodigd om toelichting te geven over de gang van zaken.

Naar aanleiding hiervan hebben zij de inhoud van de operationele wijzigingen op een rij gezet voor onze ondernemers.

 

  1. Pasfee per maand

Onze relaties waren gewend dat wij jaarlijks vooraf alle kosten voor het gebruik van de passen en aanvullende diensten in rekening brengen. Dit is aangepast naar maandelijks. Dit betekent dat zodra voor uw huidige passen de jaarlijkse looptijd is verstreken, de kosten vanaf dat moment per maand in rekening gebracht zullen worden. Wel zo eerlijk omdat op deze wijze alleen de passen die actief gebruikt worden gefactureerd worden.

 

  1. Factuur-bestanden met landencodes N-B-L

De record-layout is hierbij gelijk gebleven, echter de bestandsnaam is gewijzigd. Travelcard kreeg geregeld het verzoek om de buitenlandse BTW inzichtelijk te maken op de factuur. Vanaf heden specificeren wij voor België en Luxemburg deze BTW op de factuur, zodat met deze facturen de BTW in het desbetreffende land terug te vorderen is bij de fiscus. De relaties die gebruik maken van electronische factuurbestanden ontvangt derhalve een apart bestand voor transacties in België en een bestand voor transacties in Luxemburg, naast de bestanden voor transacties in Nederland en de rest van Europa. Het voorblad toont een overzicht van de bestanden. Voor de gebruikers van o.m. Lodder en Extendas betekende dit dat men voor het inlezen de bestandsnaam moest re-namen om te kunnen inlezen. Voor zover ons bekend zijn er geen lopende issues m.b.t het inlezen van deze bestanden.

 

  1. Pasnummer

Naar aanleiding van de migratie is de opbouw van het pasnummer gewijzigd, echter de eerste posities zijn ongewijzigd gebleven. Enkele software-leveranciers bleken meerdere posities van het pasnummer hard geprogrammeerd te hebben, waardoor de facturatie niet verwerkt kon worden. Inmiddels is een ieder geïnformeerd over de actuele opbouw en juiste specificaties van het pasnummer.

 

  1. Selfbilling

Dit betreft de uitbetaling aan het station van getankte bedragen d.m.v. een Travelcard. Dit document is gewijzigd. De reacties zijn wisselend per pomphouder. Indien er vragen zijn dan kunnen jullie altijd contact op nemen met de afdeling finance. Zij hebben eventueel ook een bestand beschikbaar waarin factuur-gegevens kunnen worden geplakt, waarna automatisch een pivotje wordt gedraaid.

 

  1. Portal Travelcard

De portal bleek voor veel van onze relaties best even wennen te zijn. Daarom hebben wij onder de login-button een aantal linkjes/FAQ’s opgenomen om via screenshots onze relaties op weg te helpen.

FAQ: Hoe gebruikt u de Travelcard portal? (Tankpas aanvragen/Tankpas beëindigen of vervangen/Tankpas blokkeren/Rapportage inplannen/Transactie overzicht genereren/Facturen opvragen/Pincode opvragen/Wachtwoord veranderen/Support inschakelen/Gebruiker aanmaken/Declaratie indienen/)

Uiteraard de medewerkers van de commerciële binnendienst van travelcard ook graag bereid om hierin te adviseren. Zij zijn te bereiken via 088 - 1105000.